7 modi in cui l'IA aiuta a semplificare i flussi di lavoro della gestione dei progetti

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L'intelligenza artificiale si è ormai introdotta in ogni settore ed è diventata una parte essenziale delle nostre pratiche aziendali quotidiane.

Le statistiche mostrano che il 28% delle aziende con le migliori prestazioni utilizza già l'intelligenza artificiale per offrire migliori esperienze in tempo reale, mentre il 29% ha piani per l'implementazione nel prossimo futuro.

Inoltre, i primi utenti assistono all'aumento del 20% delle prestazioni del progetto e ad un significativo aumento della riduzione dei costi.

Tuttavia, con un'area di implementazione più ampia, anche l'IA sta diventando più avanzata, mentre crescono le opportunità per la sua applicazione. Ora è in grado di sostituire completamente i dipendenti umani in molte attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, gestendole in modo accurato e tempestivo.

L'uso dell'IA nella gestione dei progetti può influire positivamente sulla sua efficienza. Poiché l'IA assumerà il controllo della raccolta dei dati, del monitoraggio e del reporting, Gartner prevede che entro il 2030, l'80% delle attività di gestione dei progetti odierne verrà eliminato.

Ecco i sette modi principali in cui l'intelligenza artificiale può aiutare con i flussi di lavoro di gestione dei progetti.

Automatizzazione di attività ripetitive

Una delle applicazioni più vantaggiose dell'IA nella gestione dei progetti è l'automazione. Gli algoritmi di intelligenza artificiale possono semplificare i flussi di lavoro di gestione dei progetti automatizzando attività specifiche del flusso di lavoro standard, come il monitoraggio dei documenti, l'organizzazione delle riunioni, i controlli dei progressi, i promemoria, ecc.

Uno studio mostra che le attività amministrative consumano più del 54% del tempo dei project manager e ci si aspetta che l'IA sia in grado di dimezzarlo.

L'automazione di tali attività ripetitive, originariamente umane e rilegate in carta, è relativamente facile, ma offre molti vantaggi. Poiché sono spesso umili e non produttivi, ma richiedono molto tempo ed energia, scaricare tali compiti e trasferirli a uno strumento basato sull'intelligenza artificiale per la gestione, libera le risorse del singolo personale per la gestione di problemi più complessi.

Riduci gli errori umani

L'intelligenza artificiale è in grado di fornire conclusioni affidabili sul futuro e, quindi, può svolgere un ruolo cruciale nella riduzione degli errori umani.

A differenza delle sue controparti umane, il cui giudizio è spesso parziale, offuscato dalle loro emozioni e credenze, gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale si basano su dati storici, storici e statistici per fare previsioni sui risultati aziendali futuri.

Le previsioni di intelligenza artificiale imparziale aiutano quindi i manager ei membri del team, che lavorano con diverse metodologie di gestione dei progetti, a prendere decisioni ponderate e intelligenti, specialmente nei casi in cui incontrano sfide non familiari durante l'implementazione del progetto.

Gestione intelligente del rischio

Gli strumenti di intelligenza artificiale possono essere di aiuto essenziale quando si tratta di valutazione e gestione del rischio. Iniziano a monitorare i rischi sin dall'inizio del progetto e lo aggiornano regolarmente durante lo sviluppo del progetto.

Mentre monitorano i rischi in tempo reale, i project manager possono individuare i primi segni di ostacoli e concentrarsi sulla loro risoluzione, prima ancora che si trasformino in problemi.

Coordinamento dei flussi di lavoro

L'intero team di gestione del progetto deve lavorare in stretta collaborazione, essere sincronizzato e ben coordinato.

L'intelligenza artificiale può riunire tutte le attività di gestione del progetto, prevenendo così una delle principali battute d'arresto nel flusso di lavoro di gestione del progetto, causata dai silos organizzativi. Può aiutare i project manager a organizzare il flusso di lavoro in modo efficace, in conformità con le risorse dei team e le caratteristiche del progetto.

Alcune soluzioni basate sull'intelligenza artificiale possono aiutare i PM a identificare i singoli membri del loro team che sono ideali per il lavoro e assegnare compiti che corrisponderanno ai loro punti di forza.

Gli strumenti di intelligenza artificiale monitorano il modo in cui vengono gestite le attività e forniscono analisi sulle prestazioni del team, nonché proiezioni e stime approfondite.

Gestione efficiente del tempo e del budget

Inoltre, l'intelligenza artificiale può sviluppare una comprensione approfondita del progetto su cui sta lavorando il tuo team e supportare i PM nel prendere decisioni intelligenti, portando a un'efficienza molto migliore.

Grazie alla sua capacità di analizzare grandi quantità di dati storici e statistici e all'analisi predittiva, l'AI può offrire il modo migliore per la sua implementazione, aiutando a ridurre al minimo rischi e costi.

Inoltre, l'intelligenza artificiale può informare i membri del team o eseguire altre azioni ogni volta che vengono rilevati problemi di budget o pianificazione, migliorando l'efficienza del ciclo di vita della gestione del progetto.

Riduzione dei costi

Poiché ora le aziende hanno la possibilità di automatizzare una parte significativa delle loro pratiche di gestione dei progetti, possono ridurre in modo significativo i costi operativi.

Assumere nuovo personale per gestire attività ripetitive e non produttive è diventato ridondante, poiché l'intelligenza artificiale può ora gestirle in modo tempestivo e preciso, senza bisogno di interferenze umane.

Inoltre, l'intelligenza artificiale può sollevare un carico elevato dalle spalle dei membri del team, lasciando loro più tempo ed energia per compiti complessi. Anche il datore di lavoro trae vantaggio da questa equazione, poiché ottiene esattamente ciò per cui paga i suoi esperti: lavoro concentrato, produttivo e professionale.

Prevenzione delle frodi

L'intelligenza artificiale può anche contribuire a ridurre il tasso di frode, poiché è in grado di riconoscere rapidamente e accuratamente qualsiasi devianza durante l'implementazione.

L'intelligenza artificiale può osservare i membri del team e analizzare il loro comportamento, identificando rapidamente eventuali non conformità che possono portare a problemi e mettere a rischio il progetto.

Come possiamo vedere, l'uso dell'IA nella gestione dei progetti continuerà a crescere, semplificando i flussi di lavoro per team e PM e aumentando la loro produttività. Implementa subito alcuni degli strumenti per mantenere il tuo vantaggio competitivo.

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